Bürgerbeteiligung durch eine Begleitgruppe

Bei Bürgerbeteiligungsverfahren zu umstrittenen und komplexen Themen kann es vorkommen, dass sich Konflikte schon über das Verfahrensdesign entzünden. Akteure können sich ausgeschlossen fühlen oder den Eindruck haben, das Verfahren begünstige bestimmte Ergebnisse. Um diesen Konflikten entgegenzuwirken, kann eine Begleitgruppe eingesetzt werden, die den Prozess mitgestaltet. Aber auch wenn das Konfliktpotenzial als gering eingeschätzt wird, kann die Einrichtung einer Begleitgruppe bei einem Vorhaben, das viele verschiedene Interessengruppen betrifft, sinnvoll sein, um die Bedürfnisse aller Akteure im Verfahren zu berücksichtigen. Dieses Instrument weist damit Ähnlichkeiten zum Beteiligungsscoping auf. Während das Beteiligungsscoping jedoch vor Beginn des Beteiligungsverfahrens stattfindet und oft eine größere Teilnehmerzahl umfasst, bietet die Begleitgruppe die Chance, den Prozess kontinuierlich mit einer überschaubaren Personenzahl zu begleiten. Beide Formate können kombiniert werden: Nach einem Beteiligungsscoping vor Beginn des eigentlichen Verfahrens übernimmt die Begleitgruppe. Ein solches Gremium wird häufig auch Steuerungs- oder Lenkungsgruppe genannt.

Die Begleitgruppe sollte aus Vertretern der Interessengruppen, der Lokalpolitik und -verwaltung sowie aus nicht organisierten Bürgern bestehen. Zudem können neutrale, nicht betroffene Schlüsselpersonen wie beispielsweise der örtliche Schulleiter oder Pfarrer ausgewählt werden, um unvoreingenommene Sichtweisen in die Begleitgruppe einzubringen. Damit verschiedene Perspektiven zu Wort kommen, aber gleichzeitig die Teilnehmerzahl übersichtlich bleibt, kann es sinnvoll sein, die Vertreter der (nicht organisierten) Bürgerschaft auszulosen.

Die Begleitgruppe steht den für das Beteiligungsverfahren verantwortlichen Akteuren beratend zur Seite. Sie sorgt zum einen für die Transparenz des Verfahrens, indem sie die Verfahrenselemente diskutiert und Stellungnahmen abgibt. Sie informiert regelmäßig die Medien und veröffentlicht Protokolle ihrer Sitzungen. Zum anderen wirkt sie an der Prozessgestaltung mit und sorgt dafür, dass alle Akteure fair eingebunden werden. Sie kann außerdem in die Auswahl von Gutachtern einbezogen werden und dadurch zu deren Akzeptanz beitragen. Wenn Projekte visualisiert werden sollen, kann das Gremium die Erstellung begleiten und die Perspektivenauswahl gemeinsam festlegen. Inhaltliche Fragestellungen werden dagegen in den Sitzungen der Begleitgruppe in der Regel nicht bearbeitet – dafür ist der eigentliche Beteiligungsprozess da. Sie kann jedoch am Ende bei der Erstellung der Zusammenfassung bzw. des Abschlussberichts des Beteiligungsverfahrens unterstützen. Tauchen im Laufe des Verfahrens Unstimmigkeiten oder Probleme im Prozessablauf auf, können diese Punkte in der Begleitgruppe diskutiert werden. Verzögert sich beispielsweise die Erstellung eines Gutachtens, kann die Begleitgruppe überlegen, ob gegebenenfalls geplante Veranstaltungen verschoben werden sollten.

Vorbereitung:

Die Auswahl und Einladung der Teilnehmer geschieht am besten durch das beauftragte Beteiligungs- bzw. Moderationsbüro oder durch den Bürgermeister. Alternativ können die Mitglieder bei einem Beteiligungsscoping bestimmt werden. Bürger, die nicht in Interessengruppen organisiert sind, können durch eine Zufallsauswahl bestimmt oder per Los aus sich bewerbenden Personen ausgewählt werden.

Durchführung:

Die Begleitgruppe trifft sich zu bzw. vor wichtigen Schritten im Beteiligungsprozess wie zum Beispiel Veranstaltungen oder wenn Diskussionsbedarf entstanden ist. Die Sitzungen werden von einem externen Moderator geleitet. Die Gruppe legt jedoch selbst fest, wie ihre Treffen ablaufen sollen, wie Entscheidungen getroffen werden und was nach außen kommuniziert werden soll. Die Treffen finden unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt. Lediglich die Protokolle und ggf. Stellungnahmen werden veröffentlicht.

Dokumentation:

Die Protokolle und Stellungnahmen der Begleitgruppe sollten öffentlich, zum Beispiel im Internet, verfügbar gemacht werden.

Manche Begleitgruppen werden eingesetzt, um zu verfolgen, wie die Ergebnisse des Beteiligungsverfahrens umgesetzt werden. Damit nehmen sie eine andere Funktion wahr, die jedoch auch mit dem hier beschriebenen Aufgabenbereich kombiniert werden kann.

Wird die Begleitgruppe von Anfang an in das Verfahren eingeplant, kann sie durchaus von den gleichen (externen) Personen moderiert werden wie das Beteiligungsverfahren. Es kann jedoch vorkommen, dass die Moderatoren in Konflikte um die Prozessgestaltung involviert sind bzw. dort hineingezogen werden. In diesem Fall sollte ein neutraler Moderator für die Begleitgruppentreffen gefunden werden und die Prozessbegleiter den Treffen als Teilnehmer beiwohnen. Natürlich scheidet in diesem Fall auch die Auswahl der Mitglieder durch das mit dem Verfahren beauftragte Büro aus.

Als Praxisbeispiel soll hier der Bürgerbeteiligungsprozess zum Nachhaltigen Gemeindeentwicklungskonzept in der baden-württembergischen Gemeinde Dornstadt beschrieben werden. Es ging hier zwar um Nachhaltigkeit in einem breiteren Rahmen, wo Energiethemen nur eine untergeordnete Rolle spielten, das Vorgehen lässt sich aber zum Beispiel auch auf die Erstellung eines Energiekonzepts übertragen.

In einem einjährigen Prozess von 2018 bis 2019 sollten die Inhalte des Gemeindeentwicklungskonzepts unter Mitwirkung der Bürgerschaft erarbeitet werden. Die nachhaltige Entwicklung der Gemeinde wurde in vier Handlungsfeldern diskutiert: „Zusammenleben in Dornstadt“, „Entwicklung auf dem Quadratmeter“ (Wohnen und Gewerbegebiete), „Gutes Klima für die Umwelt“ sowie „Nachhaltiger Konsum: Ver- und Entsorgung“. Es wurde ein dreistufiger Beteiligungsprozess durchgeführt. Eine Auftaktveranstaltung sollte über Ziel und Verfahren informieren und die Bürger für eine Mitwirkung an der Konzeptentwicklung motivieren. Es wurden zudem erste Anregungen gesammelt. Anschließend fanden Nachbarschaftsgespräche an verschiedenen zentralen Orten im Gemeindegebiet statt. Mit dieser aufsuchenden, niederschwelligen Methode sollten Themenschwerpunkte für den Kern des Verfahrens, den Zukunftsdialog, ausfindig gemacht werden. Dieser unterteilte sich in zwei Phasen: zunächst die Entwicklung von Visionen und Zielen und dann die Entwicklung von Maßnahmen und Projekten. Es fanden pro Phase zwei Termine statt, an denen jeweils zwei Handlungsfelder im Mittelpunkt standen. Die Teilnehmer des Zukunftsdialogs wurden per Zufallsauswahl rekrutiert.

Um kontinuierlich Hinweise zur Gestaltung des Beteiligungsverfahrens zu erhalten, wurde eine Begleitgruppe ins Leben gerufen. Ihre Mitglieder vermittelten zwischen Gemeinde und Bürgerschaft und dienten als Multiplikatoren, die über das Beteiligungsverfahren informierten und zur Teilnahme motivierten. Personen aus Politik, Verwaltung, Zivilgesellschaft sowie Fachleute und weitere Schlüsselpersonen aus der Gemeinde bildeten die 13-köpfige Begleitgruppe. Sie traf sich zu drei Sitzungen: Die erste fand vor der Auftaktveranstaltung statt und diente vor allem dazu, den Verfahrensverlauf sowie die Rolle und Aufgabe der Begleitgruppe zu besprechen. Beim zweiten Treffen wurde auf Grundlage der Ergebnisse der Auftaktveranstaltung und der Nachbarschaftsgespräche die nächste Beteiligungsrunde, insbesondere die Schwerpunkte für den Zukunftsdialog, konzipiert. Zudem wurden Hinweise gesammelt, wie die Öffentlichkeitsarbeit und die Umsetzung des Entwicklungskonzepts gestaltet werden sollten. Die dritte und letzte Sitzung fand als ganztägige Klausurtagung zusammen mit dem Dornstadter Gemeinderat statt, nachdem der Zukunftsdialog abgeschlossen worden war. Die Ergebnisse des Beteiligungsprozesses wurden in einem ersten Entwurf vorgestellt und die Inhalte des Handlungsprogramms diskutiert. Das Nachhaltige Gemeindeentwicklungskonzept wurde anschließend auf Grundlage dieser Diskussionen fertiggestellt.

Das Beispiel aus Dornstadt zeigt, dass es nicht immer umstrittene Verfahren sein müssen, für die die Einrichtung einer Begleitgruppe in Frage kommt. Wenn, wie bei einem Gemeindeentwicklungskonzept, eine Vielzahl verschiedener Perspektiven zu Wort kommen soll, kann ein solches Gremium die Prozessbegleitung unterstützen. Die Begleitgruppe beschränkte sich nicht nur auf die reinen Verfahrensfragen sondern wirkte beispielsweise auch an der Auswahl der inhaltlichen Schwerpunkte mit. Wenn sich dies auf die Ergebnisse des Beteiligungsverfahrens stützt und transparent geschieht, widerspricht es jedoch nicht zwangsläufig dem Zweck einer Begleitgruppe.

Die Auswahl der Begleitgruppenmitglieder sowie ihre Aufgaben sollten transparent gemacht werden. Besonders wenn es sich um umstrittene Verfahren handelt.

Praxisbeispiel: Nachhaltiges Gemeindeentwicklungskonzept in Dornstadt:

https://www.dornstadt.de/de/gemeinde/nachhaltigkeit-1/genau-dornstadts-nachhaltiges-gemeindeentwicklungskonzept

Beteiligungsportal Baden-Württemberg: Begleitgruppe:

https://beteiligungsportal.baden-wuerttemberg.de/de/informieren/methoden/begleitgruppe/