Open Space als Mittel zum offenen Austausch

Begründet wurde die Open Space Technology, kurz „Open Space“, von dem US-Amerikaner Harrison Owen, der irgendwann feststellte, dass die Pausen von Konferenzen für die Teilnehmer trotz der ausführlichen Programmplanung interessanter waren als die Konferenzen selbst. Da kam ihm die Idee, die Kaffeepause – genauer: die ungeplanten Diskussionen während der Pausen – in den Mittelpunkt eines Veranstaltungsformats zu stellen, und er begründete den Grundsatz der „Pause als Prinzip“. So entstand das Format des Open Space.

Im Open Space bestimmen die Teilnehmer die Themen und die Agenda, nur das Oberthema der Konferenz wird vorgegeben. Sie bringen eigene Unterthemen mit, über die sie diskutieren wollen. Zu Beginn werden diese Themen gesammelt und anschließend selbstständig in ca. 90-minütigen Workshops bearbeitet. Während dieser Bearbeitungszeit können die Teilnehmer nach Belieben die Arbeitsgruppen wechseln. Die einzige Vorgabe für die Workshops ist, dass die Ergebnisse protokolliert werden.

Dies spiegelt die Offenheit des Formats wider. Anstatt sich an lange im Voraus geplante Themen und Abläufe zu klammern, entstehen genau die Diskussionen, die die Teilnehmer sich in dem Moment der Veranstaltung wünschen und die sie weiterbringen. Die Teilnehmer sind also selbst für Inhalt und Ergebnisse der Konferenz verantwortlich. Besonders wichtig für das Open Space sind die Personen, die sich wie Hummeln oder Schmetterlinge verhalten: Hummeln „fliegen“ von Diskussion zu Diskussion, bringen sich ein, saugen den Nektar und bringen ihn von Gruppe zu Gruppe; Schmetterlinge haben eine gewisse Anziehungskraft und üben eine Faszination aus. Sie tragen viel zum Spaß und zur Motivation der anderen bei, weil sich um sie herum oft neue Gesprächsgruppen bilden. Da beim Open Space viel Wert auf Selbstorganisation und Selbstverantwortung gelegt wird, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, dass das Oberthema aktuell ist und die Teilnehmer motiviert sind, Lösungen für die Fragestellung zu finden.

Eine klassische Open-Space-Konferenz geht über mindestens zwei Tage, damit die Teilnehmer Gelegenheit haben, noch einmal in Ruhe über die Themen und Diskussionsansätze nachzudenken. Aber auch eine Open-Space-Veranstaltung, die nur einen Tag dauert, kann gute Ergebnisse hervorbringen.

Prinzipien:

„Gesetz der zwei Füße“: Die Teilnehmer sind nicht an ein Thema gebunden. Wenn sie merken, dass sie zu einem Thema nichts mehr beitragen können oder es ihnen nichts Neues mehr bringt, wechseln sie die Gruppe.

• 1. Prinzip – „Wer immer kommt, ist gerade die richtige Person.“: Die Teilnehmer entscheiden sich bewusst für oder gegen die Mitarbeit an einem bestimmten Thema; das heißt, dass nur motivierte Personen in einer Gesprächsgruppe anwesend sind.
• 2. Prinzip – „Was auch geschehen mag, es ist das Einzige, was geschehen kann.“: Dies ermutigt zum Loslassen von Erwartungen und zu einer Offenheit gegenüber den Diskussionen und Ergebnissen des Open Space.
• 3. Prinzip – „Wo immer es stattfindet, ist der richtige Ort.“: Es kommt nicht darauf an, ob Gespräche im Rahmen der Workshops oder am Kuchenbuffet stattfinden. Wichtig ist, dass sie die Teilnehmer weiterbringen.
• 4. Prinzip – „Wann immer es beginnt, ist die richtige Zeit.“: Manchmal brauchen Gruppen Zeit, bis sie arbeitsfähig sind. Vielleicht ist es nötig, sich zuerst etwas näher kennen zu lernen. Auch dies ist in Ordnung.
• 5. Prinzip – „Vorbei ist vorbei, und nicht vorbei ist nicht vorbei.“: Es wird so lange zusammen diskutiert, bis das Thema gelöst oder erschöpft ist. Dies kann schon nach 20 Minuten der Fall sein oder nach einer Stunde. Manchmal muss die Diskussion auch in der nächsten Gruppenphase fortgesetzt werden.

Vorbereitung:

Das Oberthema des Open Space sollte pointiert formuliert werden, damit es zur Mitarbeit motiviert. Schon in der Einladung zur Veranstaltung sollte zudem darauf hingewiesen werden, dass die Teilnehmer ihre eigenen (Unter-) Themen mitbringen sollen.

Es müssen passende, einladende Räumlichkeiten gefunden werden. Benötigt werden ein großer Raum für das Plenum sowie mehrere kleine Räume für die einzelnen Workshops. Als Anhaltspunkt für die Anzahl der Räume kann die Teilnehmerzahl durch zehn geteilt werden. Alternativ können die Workshops auch in den Ecken des großen Raumes sowie in offenen Aufenthaltsbereichen stattfinden. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Gruppen nicht durch einen hohen Lautstärkepegel in ihrer Arbeitsfähigkeit beeinträchtigt werden.

Durchführung:

• Begrüßung: Zu Beginn nehmen alle Teilnehmer (wenn möglich) in einem Kreis Platz. Der Initiator der Veranstaltung begrüßt die Teilnehmer und führt in das Thema ein. Die Moderatoren der Veranstaltung erläutern die Prinzipien des Open Space.
• Marktplatz: Die Teilnehmer werden gebeten, Anliegen vorzutragen. Diese können von den Teilnehmern auf Karten notiert oder an einem Flipchart mitgeschrieben werden. Die Ideengeber stellen ihr Thema kurz vor. Anschließend werden die Themen den verschiedenen Zeitslots und Räumen zugeordnet.
• Workshops: Die Diskussion der vorgeschlagenen Themen findet in mehreren Gesprächsrunden statt, die jeweils ca. 90 Minuten dauern. Die Teilnehmer finden sich selbstständig in den jeweiligen Gruppen zusammen und diskutieren das Thema. Dabei ist keiner gezwungen, die ganze Zeit über am gleichen Thema mitzuarbeiten. Die Ideengeber können etwas präsentieren oder einfach nur mitdiskutieren. Sie müssen die Diskussion nicht leiten, wenn sie das nicht möchten. Die Gruppen organisieren sich selbst, das heißt sie wählen die Methode (verbale Diskussion oder eine Kreativtechnik) und den Moderator. Wichtig ist, dass die Ergebnisse von einer oder mehreren Personen mitgeschrieben werden, zum Beispiel auf einem Flipchart.
• Vorstellung der Ergebnisse: Die Ergebnisse der Diskussionsgruppen werden entweder als kurze Berichte im Plenum vorgestellt oder in einem Plakatrundgang präsentiert.
• Ggf. Handlungsplanung: Nun gibt es die Möglichkeit, zusammen zu planen, wie mit den Ideen weiter verfahren werden soll. Dies kann im Plenum oder wiederum in Kleingruppen zu den einzelnen Vorschlägen erfolgen. Gibt es konkrete Projektideen, finden sich in der Regel Personen, die diese weiter verfolgen wollen.
• Abschluss: Die Konferenz endet mit einer Feedbackrunde im Plenum.

Nachbereitung:

Die Teilnehmer bekommen die Ergebnisse der Workshops zugeschickt. Je nachdem, wie die Arbeitsgruppen ihre Diskussionen dokumentiert haben, bietet sich ein klassisches Veranstaltungsprotokoll oder ein Fotoprotokoll an.

Es handelt sich um ein sehr offenes Format. Die Anwendung empfiehlt sich daher nur bei Themen, bei denen kreative Vorschläge und Lösungen erwünscht und möglich sind.

Es sollte zu Beginn der Veranstaltung erläutert werden, wie die Ergebnisse verwendet werden sollen. Da die Initiatoren während der Veranstaltung keine Kontrolle über die Erarbeitung der Inhalte ausüben (dürfen), kann die Anschlussfähigkeit an den Planungsprozess sonst problematisch werden.

Mit den richtigen Online-Tools, die eine Ideensammlung sowie ein freies Wechseln zwischen verschiedenen (virtuellen) Räumen erlauben, lässt sich ein Open Space auch als Online-Veranstaltung umsetzen. Der informelle Austausch, der ein Open Space lebendig werden lässt, ist virtuell zwar nur eingeschränkt möglich, dennoch kann eine Online-Veranstaltung in manchen Fällen von Vorteil sein.

Um die „BürgerEnergieWende“ im mittelfränkischen Landkreis Neustadt an der Aisch-Bad Windsheim voranzutreiben, organisierten die Wirtschaftsförderung und das Regionalmanagement im Frühjahr 2014 eine Open-Space-Konferenz. Es sollte diskutiert werden, wie die Energiewende im Landkreis gestaltet werden kann. An der eintägigen Veranstaltung nahmen 70 Personen teil – darunter unter anderem verschiedene Vertreter des Themenfeldes Energie im Landkreis und den Gemeinden, aus zivilgesellschaftlichen Vereinen, verschiedenen Ämtern und einer Bürgerenergiegenossenschaft sowie mehrere Bürgermeister und interessierte Bürger. Als Veranstaltungsort war die Aula eines örtlichen Gymnasiums gewählt worden. Zwei Moderatoren begleiteten die Veranstaltung.

Die Konferenz begann in einem großen Stuhlkreis. Nach einer Einführung und Einstimmung in das Thema wurde die Agenda des Tages erstellt. Es wurden 23 Themen gefunden und in drei Gesprächsrunden à 75 Minuten bearbeitet. Diskutiert wurden unter anderem die Akzeptanz von Großprojekten der Energiewende, Radstraßen, die kommunale Wärmeversorgung, Ernährung und die Vermarktung lokaler Produkte. Anschließend konnten sich die Teilnehmer die Protokolle der Arbeitsgruppen an Pinnwänden aufgehängt durchlesen. Dann kamen die Teilnehmer wieder im großen Kreis zusammen und planten die nächsten Schritte bezüglich der Umsetzung der Vorschläge. Dabei entstanden Gruppen, die diese Projektideen weiter verfolgen wollten. Die Veranstaltung endete mit einer Abschlussrunde.

An dem Beispiel aus Franken wird deutlich, dass die Bürgerschaft oft viele Ideen dazu hat, wie die Energiewende vor Ort umgesetzt werden kann. Um diese zu sammeln und zu strukturieren sowie motivierte oder bereits aktive Menschen zusammenzubringen, eignet sich das offene Format des Open Space sehr gut.

Die Aufgabe der Moderatoren ist es, die Plenumsrunden am Anfang und Ende zu strukturieren und für Verfahrensfragen zur Verfügung zu stehen. Die Arbeitsgruppen werden dagegen von den Teilnehmern selbst moderiert.

Praxisbeispiel: Open Space im Landkreis Neustadt an der Aisch-Bad Windsheim: https://www.kreis-nea.de/region-wirtschaft/energie/buergerenergiewende/open-space